Dans les coulisses des salles de classe et des bureaux de direction, Sandie Conrad et Vanessa Stompf veillent au bon fonctionnement du système scolaire communal pour ses 7 implantations. Secrétaires administratives des directeurs d’école, ces deux professionnelles dynamiques et complices – « même en dehors du boulot », glisse Vanessa en souriant – forment un binôme dont le travail quotidien soutient toutes les facettes de l’enseignement communal.
Si leur mission reste souvent méconnue du grand public, elle est pourtant essentielle. Rencontre avec ce duo tant efficace que complémentaire, entre sourires, rigueur et polyvalence.
Un panel de missions
Les deux collègues s’occupent au quotidien de la gestion administrative et budgétaire des écoles communales : commande des fournitures scolaires, organisation des transports pour les sorties, gestion des repas, traitement administratif du personnel enseignant… Et chaque détail compte.
« Quand une classe part en excursion, à la bibliothèque ou à la piscine, c’est nous qui nous chargeons de réserver le bus communal ou de faire appel à une société privée si celui-ci est occupé », précise Sandie. Et Vanessa d’ajouter : « On annule aussi les repas réservés par les parents pour leur éviter de payer inutilement ».
Les deux collègues gèrent aussi les demandes de subsides pour des projets pédagogiques : « Par exemple, on remplit les documents pour que les enfants puissent recevoir un fruit ou un légume chaque semaine », explique Vanessa.
Mais ce n’est là qu’une partie de leur métier. Les deux collègues jonglent aussi avec un flux constant de communications : emails multiples, appels, urgences imprévues, visites à l’improviste dans leur bureau… « Il faut de la rigueur, mais aussi beaucoup d’humanité. Chaque jour est différent », résume Sandie. Leur travail consiste aussi à anticiper, adapter et maintenir une coordination harmonieuse entre les écoles, les directions, les enseignants et les parents.
Une transition numérique bienvenue
Depuis janvier 2024, Sandie et Vanessa ont initié un tournant numérique important au sein de l’organisation scolaire communale. Fini les papiers volants et les feuilles à recopier : grâce à l’application centralisée APSchool, la gestion des repas, des activités et de l’accueil extrascolaire se fait désormais en quelques clics. « Avant, tout était fait manuellement, il y avait toujours un risque d’erreur », se rappelle Sandie. « On a pu choisir la solution la plus adaptée après avoir rencontré plusieurs sociétés créatrices d’applications », précise Vanessa.
Les avantages sont nombreux : les parents peuvent réserver les repas de midi des enfants à toute heure, même pendant les congés scolaires, acheter les photos de classe et réserver les excursions et les stages. « Maintenant, les parents peuvent visualiser en temps réel ce qu’ils ont commandé, consulter les menus et suivre leurs dépenses. Plus de mauvaises surprises pour le portefeuille en fin d’année ! », ajoute Sandie. Le système, simple et transparent, améliore non seulement le confort des familles, mais aussi celui des équipes.
Fini l’argent liquide qui transite dans les cartables, au grand soulagement de tout le monde. Et même le traiteur y a accès pour consulter en direct le nombre de repas à préparer.
L’humain au coeur du service
Au-delà des applications et des tableaux Excel, le travail des deux collègues se veut avant tout humain : elles écoutent, soutiennent et font preuve d’initiative pour faire évoluer les pratiques. « Il y aura toujours des choses à améliorer, forcément, mais ça fait partie du jeu. Nous, on reste là pour aider », conclut Vanessa avec philosophie.
Maillons essentiels du système éducatif communal, Sandie et Vanessa démontrent qu’un service administratif peut être à la fois rigoureux, humain et résolument tourné vers l’avenir. Et avec elles, c‘est toujours dans la bonne humeur que les choses avancent !
