De gauche à droite : Gaëlle et Marie

Derrière chaque recrutement, chaque contrat et chaque dossier lié au personnel communal, deux agents veillent au bon fonctionnement de la vie au sein de l’administration : Marie et Gaëlle.

Elles accompagnent un personnel particulièrement diversifié : ouvriers, techniciennes de surface, agents administratifs, bibliothécaires, équipes du hall sportif, de l’office du tourisme, de la maison rurale, de la crèche, de l’Accueil Temps Libre, accompagnatrices de bus, … « On s’occupe des dossiers administratifs de l’ensemble du personnel, quel que soit le service, soit un peu plus de 150 personnes, sans compter les étudiants et bénévoles », explique Gaëlle.

Des missions variées et essentielles

Leur métier couvre un large éventail de tâches liées à la gestion du personnel : recrutements, suivi des présences, traitement des dossiers, paie, formation, réponses aux demandes individuelles ou encore échanges constants avec les services. « On touche à énormément de sujets. Ça fait partie de la richesse du travail », souligne Marie.

Une part importante du poste repose sur l’encodage : congés, certificats médicaux, déclarations obligatoires ou formulaires ONSS. « On doit travailler avec une multitude de logiciels. Pour une seule demande, il y a parfois trois manipulations sur trois plateformes distinctes, ce qui ne facilite notre quotidien», précise Gaëlle.

Imprévus et échéances

Aucune journée ne se ressemble. Entre les imprévues, les tâches quotidiennes et les travailleurs qui viennent frapper à la porte, leur liste de priorités change constamment. Les échéances mensuelles, elles, restent fixes : compléments chômage pour le 4 du mois, commande des chèques-repas pour le 8, paie finalisée pour le 15, etc.

À cela s’ajoutent des cycles annuels particulièrement chargés : « De décembre à mars, nous avons beaucoup d’échéances à respecter. En juin, il faut s’occuper des contrats des étudiants, des accueillants extrascolaires et des enseignants. Et de septembre à octobre, c’est la préparation du budget pour l’année suivante », détaille Marie.

Une législation en perpétuelle mutation

Le droit social change en permanence, imposant une vigilance constante : réformes des pensions, trajet de réintégration, refonte des dispositifs ONSS, … Les deux agents doivent continuellement adapter leurs pratiques.

Pour rester à jour, elles assurent une veille régulière et suivent de nombreuses formations. « On suit notamment des webinaires pour décortiquer de nouvelles lois et voir comment elles s’appliquent concrètement à notre métier. », souligne Marie.

L’écoute et l’empathie, piliers de leur métier

Au-delà de l’administratif, l’humain reste central. Chaque travailleur arrive avec sa situation, ses interrogations ou ses inquiétudes. L’accueil et l’écoute prennent alors une dimension essentielle. « Il faut vraiment être à l’écoute de chaque demande, chaque difficulté que rencontre l’employé. Souvent, on trouve des solutions ensemble. Parfois, tout ce dont la personne a besoin, c’est d’une oreille attentive. », confie Gaëlle.

Des dispositifs innovants pour les employés

En parallèle de leur travail quotidien, Gaëlle, Marie, le directeur général, les chefs de services et le Collège réfléchissent ensemble à améliorer les conditions de travail du personnel communal. Plusieurs dispositifs innovants ont vu le jour ces dernières années.

Le leasing vélo a été lancé en 2023 pour favoriser la mobilité douce. Il permet de financer un vélo via l’allocation de fin d’année, habituellement très taxée. En convertissant ce montant brut en un leasing sur trois ans, avec la possibilité d’achat en fin de contrat, les travailleurs bénéficient d’un coût bien plus avantageux que s’ils avaient épargné le montant net de l’allocation.

L’achat de cinq jours de congé supplémentaires, également financé via l’allocation de fin d’année, est aussi une nouveauté. « On a remarqué que plusieurs employés se retrouvaient à court de congés en fin d’année, suite à la garde des enfants malades ou à d’autres imprévus », explique Gaëlle. Ce système apporte une réelle souplesse pour mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle.

L’administration a aussi offert récemment la possibilité aux accueillants extrascolaires de passer d’un CDD à un CDI, s’ils le souhaitent. Cette mesure renforce leur stabilité d’emploi. Pour la commune en plus d’offrir une stabilité d’emploi à son personnel, cela réduit le turnover, allège la charge administrative et assure une meilleure continuité du service auprès des familles.

Enfin, le nouveau cadre de mobilité interne, voté récemment au Conseil communal, permet aux employés de postuler plus facilement à des postes en interne, facilitant leur mobilité d’un poste à l’autre, sans devoir repasser une série d’examens. Il offre de réelles perspectives d’évolution tout en valorisant les compétences déjà présentes au sein de la commune.

Marie et Gaëlle incarnent parfaitement ce métier essentiel au bon fonctionnement de l’administration : un équilibre subtil entre rigueur, empathie, réactivité et polyvalence. « Notre travail est vraiment enrichissant car au-delà des aspects législatifs et des chiffres, notre employeur nous permet de centrer notre travail sur l’humain », conclut Gaëlle, résumant parfaitement l’esprit de leur mission.